Checklister, flystyrt og mental energi

“Paper is to write things down that we need to remember. Our brains are used to think.” ― Albert Einstein

Foto: Richard (klik for link)

Foto: Richard @ Flickr

Model 299

Den 30. oktober 1935 blev der afholdt en konkurrence hvor flyproducenter skulle kæmpe om at vinde en kontrakt med det amerikanske flyvevåben. Det var ikke så meget en konkurrence som en opvisning. Vinderen var valgt på forhånd. Boeings Model 299 oversteg flyvevåbnets forventninger. Den kunne flyve hurtigere, længere, samt bære flere bomber end noget andet fly.

Konkurrencen gik i gang. Tilskuere jublede da den erfarne pilot Major Hill førte den enorme Model 299 mod take-off. Flyet lettede med et sus. Det steg hurtigt mod himlen. Pludseligt, ved omkring 300 meters højde, vendte flyet sig om på siden og styrtede ned.

Man fandt ud af at en menneskelig fejl var skyld i styrtet. Model 299 var imponerende på papiret. Men den forbedrede ydeevne betød at flyet var mere kompliceret end tidligere fly. Der var langt flere instrumenter i cockpittet, der konstant skulle overvåges for at holde flyet i luften. Vingerne var sværere at styre. Flyet havde fire motorer (frem for to, som var standard). Landings-udstyret var mere kompliceret. Piloten var fuldt optaget af ovenstående (og andre opgaver relateret til at holde flyet i luften). Derfor havde han glemt at sikre en låsemekanisme. Forseelsen var skyld i styrtet.

Flyvevåbnet og Boeing stod nu overfor et dilemma. Skulle de droppe flyet eller acceptere den øgede risiko. I sidste uge skrev jeg om spotlight-effekten. Hvis man definerer problemer på en måde så man kun har to muligheder træffer man ofte et dårligt valg. Det undgik man i denne situation ved at lægge spørgsmålet ”skal vi droppe flyet eller leve med risikoen?” til side, og i stedet spørge: ”hvordan kan vi gøre flyet mere sikkert?” Den første idé var at give piloter længere uddannelse/træning. Dårlig idé. Major Hill var en af de mest erfarne piloter i flyvevåbnet. Hvis han ikke havde træning nok, var mere træning ikke svaret.

En ny idé

Problemet var at den øgede kompleksitet betød, at der nu var for meget for den menneskelige hjerne at huske. Løsningen var at lave en checkliste. Checklisten var kort og præcis. Der stod hvilke ting der var nødvendige at huske i forbindelse med take-off, flyvning og landing. På checklisten stod der ting som:

  • Er alle vinduer lukket?
  • Er bremserne slået fra?
  • Står instrument x, y og z rigtigt?

Checklisten gjorde en enorm forskel. Med den i cockpittet, lykkedes det piloter at flyve Model 299 over 2 millioner kilometer uden uheld.

*               *               *

Checklister kan gøre en forskel for andre end piloter. I The Checklist Manifesto, beskriver kirurgen Atul Gawande hvordan han sammen med WHO nedbragte infektioner og dødelighed på otte hospitaler rundt om i verden ved at indføre checklister.

Checklister hjælper kiruger og sygeplejersker ved at reducere mængden af ”dumme fejl”. Det kan fx være at en kirurg glemmer at skifte handsker eller vaske hænder. Eller at sygeplejersken inden en operation glemmer at tjekke om operationsstuen har patientens blodtype liggende til hvis en blodtransfusion bliver nødvendig.

Mange jobs bliver mere komplicerede år efter år. I takt med at der kommer nye idéer og opfindelser til, bliver der flere ting at holde styr på.

Alle bruger checklister, her er mine

En indkøbsseddel er en checkliste. En oversigt over hvad du skal have styr på inden en jobsamtale er en checkliste. Jo flere aftaler, planer og tanker du kan få ud af hovedet og ned på et stykke papir, jo større sandsynlighed har du for at huske det. Jeg har tidligere skrevet om forskning, der viser at vi har én samlet resurse af mental energi. Checklister er guld værd fordi de kan huske ting for os så vi selv slipper for bruge energi på at huske dem.

Hvis du har det som de fleste andre mennesker bliver du tit forstyrret af tanker som: ”jeg skal huske at købe batterier”, ”jeg skal huske at betale el-regningen” og “hvornår mon jeg får svar på mit fanbrev til Pink Floyd?”

  • Liste over de mål/opgaver jeg har valgt for den kommende uge. (Denne liste ændrer jeg hver uge. De nedenstående lister ændrer jeg ikke).
  • Pakkeliste med ting jeg skal huske når jeg tager til undervisningsweekend på New Bucks University.
  • Ugentlig liste med alle de vigtigste ting jeg skal tjekke hver uge (fx: har jeg nået mine ugentlige mål? Har jeg trænet så mange gange som jeg sagde jeg ville? Har jeg nået at lave de opgaver jeg havde sat mig for? Har jeg husket at tjekke min Netbank og min eBoks?).
  • Ugentlig praktisk liste: (fx gør rent og købe ind til den kommende uge).
  • Månedlig liste med alle de ting jeg skal have styr på hver måned (fx: at gennemgå de noter jeg skrevet til mig selv på min telefon + at tage backup af valgte mapper og dokumenter på min computer)

(Dette er et eksempel på at bruge checklister privat. De kan også bruges på arbejdspladser).

Checklisterne tjener tre formål:

  1. De forbedrer min hukommelse. Risikoen for at glemme at betale en regning eller tjekke min eBoks falder, når det står på en checkliste som jeg kigger igennem en gang om ugen.
  2. De frigør mentale resurser. Research viser at mennesker har én samlet resurse af mental energi. Jo flere ting vi skal huske, jo mere brainpower koster det. Ved at bruge checklister til at minde os om vigtige ting, kan vi spare mental energi. På den måde har vi mere energi til at være produktive og udleve vores drømme.
  3. De reducerer stress. Hvis du har det som de fleste andre, kan du relaterede til følgende scenarie. Du ligger og forsøger at falde i søvn og så popper der en tanke op: åh nej, jeg har glemt at betale min tandlægeregning eller jeg skal huske at tjekke min e-boks i morgen. Hvis de ting står på en liste som din underbevidsthed stoler på at du vil se når det er nødvendigt, vil du tænke mindre på det resten af tiden.

Kilder

The Checklist Manifesto af Atul Gawande (du kan læse en beskrivelse af bogen i min blogpost: De fem bedste bøger jeg har læst i 2014)