Christian Staal's Blog

Psykologi, Videnskab & Produktivitet

Kategori: Checklister

Sådan genvinder du fokus

online slacklining on line

Foto: Max Heidenfelder

De seneste uger har jeg skrevet om danskernes afhængighed af online distraktioner. Personligt er mit problem især, at jeg tjekker e-mail og Facebook for ofte. Jeg tror ikke jeg er alene her. I dette indlæg deler jeg 3 tips, der hjalp mig med at genvinde kontrollen over mine online vaner. Jeg bruger e-mail som eksempel, men idéerne virker på samme måde for andre online aktiviteter.

1. Brug tracking

Tracking går ud på at måle din adfærd. Mål hvor mange gange om ugen du tjekker e-mail. Eller hvor meget tid du bruger på e-mail, hvis du synes det er der problemet ligger. For mig er antallet af gange vigtigst, fordi det indikerer hvor ofte jeg lader e-mails afbryde mig.

Jeg tracker en uge ad gangen. Hver søndag ser jeg hvor mange gange i løbet af ugen jeg har tjekket e-mail. (Dette tal kan til tider være skræmmende.)

Jeg sender min tracking til nogle udvalgte personer, som jeg respekterer og som kender mine mål. Bevidstheden om at de ser hvor mange gange jeg tjekker e-mail, får mig automatisk til at gøre det mindre. Det virker på grund af Hawthorne-effekten, som jeg skrev om i januar.

Jeg bruger iPhone-app’en ‘Kounter’ til at notere hver gang jeg går online. Hvordan du noterer din tracking er ligegyldigt, bare det er nemt og hurtigt. Det ville være smartere med en app, der automatisk registrerer hvor mange gange man logger på Gmail, Facebook, osv. (uanset hvilken enhed man logger ind fra). Hvis du kender sådan en app, vil jeg gerne høre fra dig.

2. Zeigarnik-effekten: Planlæg e-mail sessions

Zeigarnik-effekten er den menneskelige hjernes tendens til at minde os om ufuldendte opgaver. Hvis du er i gang med en opgave, og stopper før den er færdig, vil din hjerne fortsat fokusere på den. Når du færdiggør opgaven, giver hjernen dig fred. Effekten er opkaldt efter den russiske psykolog, Bluma Zeigarnik, der var den første til at dokumentere den.

Videnskabelige forsøg har vist, at det ikke er nødvendigt at fuldende en opgave for at få fred. Hvis man laver en plan for hvornår man vil arbejde videre, lader hjernen være med at komme med påmindelser, fordi den ved at der er styr på det.

Du kan bruge Zeigarnik-effekten til at gøre det nemmere at holde fingrene fra indboksen, ved at planlægge hvornår du vil tjekke e-mail. Fordelen ved at planlægge dine e-mail sessions, er at du vil tænke mindre på e-mails resten af tiden, fordi din underbevidsthed ved at der er styr på det. Det gør det nemmere at fokusere på den opgave du er i gang med. Planlæg dine e-mail sessions ud fra dine behov. Du kan sagtens planlægge mange på en dag. Målet er at slippe for at tænke på e-mail resten af tiden.

3. Hav en ‘next time online’-liste

Her er et klassisk problem. Du arbejder fokuseret. Koncentrationen er i top. Men så kommer du i tanke om, at du skal tjekke noget online. Måske er det nødvendigt for at komme videre med den opgave du er i gang med. Måske er det noget andet spændende som du ikke vil glemme.

Det sker tit for mig. Jeg går online for at tjekke noget, og før jeg ved af det, har jeg surfet på internettet i 30 minutter. At tjekke noget online er som at sejle ind i Bermuda-trekanten. Rejsen tager altid længere tid end planlagt – og nogle rejsende farer vild og vender aldrig tilbage.

Der er ingen grund til at gå online flere gange end nødvendigt. Men det er heller ikke en god strategi at huske hvad du skal tjekke næste gang du er online. Hvis du gør det, vil Zeigarnik-effekten sørge for at du ikke får fred.

For at løse problemet kan du bruge en ‘next time online’-liste. Her skriver du hvad du skal tjekke næste gang du er online. På den måde undgår du at blive afbrudt og spilde en masse tid online, og du undgår at blive plaget af Zeigarnik-effekten. Det giver dig gode forhold til at fokusere på den opgave du arbejder på.

I løbet af et par timer kan listen vokse sig stor. Du har måske 10 eller 15 småting du skal klare online. Når de står på en liste kan du klare dem i samme session. Det påvirker dig til at få dem alle ordnet, før du farer vild på internettet og giver din opmærksomhed til ligegyldige ting. Listen kan hjælpe dig til at gå online én gang i løbet af en morgen i stedet for 15 gange.

Hvad virker for dig?

De tre råd er simple, men de har været til stor gavn for mig. I efteråret tjekkede jeg e-mail og Facebook flere gange om dagen end jeg har lyst til at indrømme. Jeg farede vild på internettet. Efter at have implementeret de 3 råd fra denne artikel, er det lykkedes mig at begrænse mit Facebook og e-mail forbrug til 2-3 gange om dagen.

Hvis du vil have mest muligt ud af artiklen, vil jeg anbefale dig at vælge hvilket af de 3 råd, der giver mest mening for dig. Implementer det allerede i dag. Jeg er nysgerrig efter om rådene er brugbare for dig, og om du har andre forslag til at skabe fokus. Skriv gerne en kommentar.

Vil du modtage det bedste fra bloggen?

Vil du modtage det bedste materiale fra bloggen, samt anbefalinger på andre spændende ting? Du kan tilmelde dig mit nyhedsbrev her. Jeg sender det ud 4-6 gange om året, og det er gratis!

Videre læsning

Læs mere om Hawthorne-effekten (grunden til at tracking virker)

Om Facebook-afhængighed

Myten om multitasking

Om checklister

Kilder

Om Zeigarnik-effekten: ‘Willpower’ af Roy Baumeister – kapitel 3. Du kan også læse om effekten her: http://www.psychwiki.com/wiki/Zeigarnik_Effect

Link til foto (billedet er copyright-beskyttet, og optræder her med fotografens tilladelse.)

De 3 vigtigste idéer fra min blog

8568568048_737cf05834_z

Foto: damn_unique (Flickr)

Tilgængeligheden af information er eksploderet de sidste tyve år. Det største problem er ikke længere at finde viden, men at vælge hvad man skal fokusere på, samt at omsætte viden til handling. Det er vigtigt for mig, at idéerne på min blog er brugbare. I dette indlæg viser jeg hvilke idéer fra bloggen, der er vigtigst for mig at bruge i 2016, og hvordan jeg vil bruge dem.

1. Viljestyrke

Idéen: Menneskers viljestyrke er begrænset. Hvis man bruger energi på én ting, har man mindre energi til andre ting. 

Jeg arbejder bedst om morgenen. Jo flere distraktioner jeg møder før jeg starter arbejdsdagen, jo mindre fokuseret er jeg, når jeg kommer igang. Hvis jeg er tilstrækkeligt distraheret, kan jeg bruge flere timer på at besvare e-mails og “researche” idéer på internettet. Disse opgaver skal klares, men ikke på bekostning af vigtigere opgaver. For at bruge min begrænsede energi så godt som muligt, gør jeg følgende.

  • Klarer dagens vigtigste opgave så tidligt som muligt. Hvis jeg arbejder 3-4 timer på dagens vigtigste opgave, før jeg går online, stiger sandsyngligheden for at dagen bliver produktiv. Derfor forsøger jeg at holde mobilen og internettet slukket indtil klokken 12 hver dag. Jeg tracker dagligt hvorvidt dette lykkes (jeg vender tilbage til tracking om lidt).
  • Træffer beslutninger på forhånd. Beslutninger dræner mental energi. En grund til, at mange fokuserer bedst om morgenen, er man endnu ikke har brugt energi på at træffe beslutninger. Jeg har brug for al min energi til at løse mine vigtigste opgaver. Derfor minimerer jeg mængden af beslutninger, jeg skal træffe før jeg går igang. Jeg træffer så mange beslutninger som muligt aftenen i forvejen, så jeg ikke skal bruge energi på det når jeg står op (man genoplader primært mental energi gennem søvn). Eksempelvis slutter jeg ofte dagen af med at skrive mål ned for den kommende dag, udvælge det vigtigste mål, og lægge tøj frem.
  • Slik- og alkohol-regler. Reglerne har to funktioner. Den mest åbenlyse er, at de begrænser mit slik- og alkohol-forbrug. Den anden funktion er, at de reducerer mængden af beslutninger jeg bliver konfronteret med, hvilket betyder at jeg har mere mentalt overskud til andre ting.

2. Checklister

Idéen: Checklister frigør mental energi, og hjælper dig med at huske vigtige ting. Checklister bygger på idéen om viljestyrke. Det er spild af energi at bruge hjernen til at huske, når du i stedet kan bruge den til at tænke. Som David Allen har sagt: ‘Your mind is for having ideas, not holding them.’

Jeg begyndte for alvor at bruge checklister sidste år. Nu er jeg storforbruger af dem. Jeg bruger checklister til blogging, personlige mål og mange praktiske ting. Jeg har endda en checkliste til at holde styr på mine checklister.

Blogging checklister

Jeg bruger flere checklister til at holde styr på min blog. Den vigtigste af disse er min udgivelsesplan, hvor jeg noterer hvad jeg vil skrive om i den nærmeste fremtid. Mit mål er at udgive et nyt indlæg på bloggen hver uge. I perioder hvor jeg har travlt, kræver det noget planlægning. Her er min udgivelsesplan uundværlig. Til bloggen har jeg også en idéliste. Når jeg får gode idéer, hører noget jeg undrer mig over, eller læser om spændende undersøgelser, skriver jeg det på idélisten. Da jeg havde blogget et par måneder, spurgte en fra min familie, om jeg ikke var bange for at løbe tør for idéer. Jeg har det omvendt: Jeg er bange for at jeg ikke kan nå at fortælle om alle de idéer jeg vil. Idélisten vokser hurtigere end jeg kan nå at følge med.

Min sidste blogging checklist bruges, når jeg offentliggør indlæg. Jeg poster alle indlæg på christianstaal.com, og på min LinkedIn-side. Jeg deler desuden en personlig update på Facebook, Google+ og Twitter. Nogle gange deler jeg mine indlæg i relevante grupper på Facebook eller LinkedIn. Hver gang jeg poster et indlæg, sender jeg det til nogle personer, der har bedt om at få besked når det sker. (Skriv en kommentar eller send en mail til christianstaalkontakt@gmail.com, hvis du vil have besked når der kommer nye indlæg. Skriv hvordan du vil kontaktes. Der er frit valg, men jeg vil gøre opmærksom på, at jeg ikke har flere brevduer.) Min checkliste for nye indlæg sikrer, at jeg husker alle disse ting, og at jeg ikke spilder mental energi på det.

GTD checklister (GTD = Getting Things Done)

Mine GTD checklister omhandler alt det jeg skal huske på en ugentlig og månedlig basis. Måden jeg bruger mine GTD checklister på, er inspireret af David Allen’s bog ‘Getting Things Done’.

Hver søndag kigger jeg tilbage på ugen der er gået, ser hvor mange af mine mål jeg har nået, og sætter mål for den kommende uge. Det samme gør jeg den sidste søndag i måneden. Mine GTD checklister minder mig blandt andet om: At tjekke eBoks, at skrive interessante idéer ned, at tage back-up af mine vigtigste dokumenter og at holde styr på min kalender.

Klassiske checklister

Jeg bruger de klassiske checklister som de fleste kender. To do lister med dagens opgaver, indkøbslister og ferie-pakkelister. Jeg har også en fitness-pakkeliste. Siden jeg indførte den, går det hurtigere med at pakke sportstasken, og jeg undgår at glemme drikkedunk eller håndklæde.

3. Tracking

Kort opsummering af idéen: Når du måler noget, fokuserer du på det, hvilket påvirker din adfærd.

Om tracking er noget for dig, afhænger af din personlighed. Jeg elsker det. Jeg tracker blandt andet ugentligt hvor mange gange jeg træner, mediterer og forbliver offline til klokken 12.

Jeg deler min tracking med et par personer, der er tæt på mig. Hver uge sender jeg dem en mail hvor jeg skriver: min tracking (antal gange jeg har trænet, mediteret osv.), hvor mange af mine ugemål jeg har klaret, og hvad målene er for den kommende uge. Hvis jeg ‘glemmer’ at træne, eller ikke opnår mine ugemål, bliver det bemærket. Tracking motiverer mig til at bruge min tid bedst muligt.

En af mine udfordringer er, at jeg nemt kommer til at tjekke e-mail og Facebook mange gange på en dag. Det er især e-mailen der trækker i perioder hvor jeg afventer svar på spændende projekter og samarbejdsmuligheder. Og jeg når jeg først har tjekket mail, kan jeg jo lige så godt se om der sker noget spændende på Facebook.

Fra denne uge begynder jeg at tracke, hvor mange gange om ugen jeg tjekker e-mail eller Facebook. Jeg tror ikke, at jeg vil kunne lide resultatet efter den første uge, men så meget desto vigtigere, at jeg bliver konfronteret med det. Det i sig selv at tracke det, vil få mig til at bruge mindre på mail og Facebook.

Det er de 3 vigtigste idéer fra bloggen, som jeg vil bruge i 2016. Hvilke lektioner er vigtigst for dig at gøre brug af i det kommende år? Der er brownie-points, hvis lektionerne kommer her fra bloggen, men jeg vil meget gerne høre fra dig under alle omstændigheder.

Spørgsmål til dig: Hvad synes du om denne måde at bruge links på?

Dette indlæg er et eksperiment. I stedet for at linke til artikler inde i teksten, som man normalt gør på blogs, har jeg samlet alle relevante links nederst i indlægget. Det er for at forbedre læseoplevelsen. Jeg oplever selv, når jeg læser på andre blogs, at jeg klikker på en masse links, og læser brudstykker på flere forskellige sider, før jeg får læst en artikel færdig. Det gør det svært at fordybe sig.

Research viser, at tekster med mange links, bliver oplevet som forvirrende. Denne research vil jeg vende tilbage til (det står på min idé-liste). I første omgang, er jeg meget interesseret i din, min læsers, mening om måden at bruge links på. Foretrækker du, at alle relevante links er samlet i slutningen af artiklen (som herunder), eller foretrækker du metoden med, at links optræder inde i teksten? Jeg vil meget gerne høre din mening uanset om du har lyst til at begrunde den. Skriv gerne en kommentar eller send mig en mail på christianstaalkontakt@gmail.com.

Vil du modtage det bedste fra bloggen?

Vil du modtage det bedste materiale fra bloggen, samt anbefalinger på andre spændende ting? Du kan tilmelde dig mit nyhedsbrev her. Jeg sender det ud 4-6 gange om året, og det er gratis!

Kilder og links

Artikel om viljestyrke: https://christianstaal.com/2014/11/25/chokolade-radiser-obamas-jakkesaet/

Mine slik- og alkohol-regler: https://christianstaal.com/2015/12/30/a%cc%8aret-der-gik-2015/

Checklister: https://christianstaal.com/2015/01/14/checklister/

Tracking og Hawthorne-effekten: https://christianstaal.com/2016/01/12/en-maaling-kan-aendre-alt/

Research om links i artikler: http://idratherbewriting.com/2010/06/19/finally-convinced-about-removing-inline-links-to-increase-readability/

Link til foto.

Checklister, flystyrt og mental energi

“Paper is to write things down that we need to remember. Our brains are used to think.” ― Albert Einstein

Foto: Richard (klik for link)

Foto: Richard @ Flickr

Model 299

Den 30. oktober 1935 blev der afholdt en konkurrence hvor flyproducenter skulle kæmpe om at vinde en kontrakt med det amerikanske flyvevåben. Det var ikke så meget en konkurrence som en opvisning. Vinderen var valgt på forhånd. Boeings Model 299 oversteg flyvevåbnets forventninger. Den kunne flyve hurtigere, længere, samt bære flere bomber end noget andet fly.

Konkurrencen gik i gang. Tilskuere jublede da den erfarne pilot Major Hill førte den enorme Model 299 mod take-off. Flyet lettede med et sus. Det steg hurtigt mod himlen. Pludseligt, ved omkring 300 meters højde, vendte flyet sig om på siden og styrtede ned.

Man fandt ud af at en menneskelig fejl var skyld i styrtet. Model 299 var imponerende på papiret. Men den forbedrede ydeevne betød at flyet var mere kompliceret end tidligere fly. Der var langt flere instrumenter i cockpittet, der konstant skulle overvåges for at holde flyet i luften. Vingerne var sværere at styre. Flyet havde fire motorer (frem for to, som var standard). Landings-udstyret var mere kompliceret. Piloten var fuldt optaget af ovenstående (og andre opgaver relateret til at holde flyet i luften). Derfor havde han glemt at sikre en låsemekanisme. Forseelsen var skyld i styrtet.

Flyvevåbnet og Boeing stod nu overfor et dilemma. Skulle de droppe flyet eller acceptere den øgede risiko. I sidste uge skrev jeg om spotlight-effekten. Hvis man definerer problemer på en måde så man kun har to muligheder træffer man ofte et dårligt valg. Det undgik man i denne situation ved at lægge spørgsmålet ”skal vi droppe flyet eller leve med risikoen?” til side, og i stedet spørge: ”hvordan kan vi gøre flyet mere sikkert?” Den første idé var at give piloter længere uddannelse/træning. Dårlig idé. Major Hill var en af de mest erfarne piloter i flyvevåbnet. Hvis han ikke havde træning nok, var mere træning ikke svaret.

En ny idé

Problemet var at den øgede kompleksitet betød, at der nu var for meget for den menneskelige hjerne at huske. Løsningen var at lave en checkliste. Checklisten var kort og præcis. Der stod hvilke ting der var nødvendige at huske i forbindelse med take-off, flyvning og landing. På checklisten stod der ting som:

  • Er alle vinduer lukket?
  • Er bremserne slået fra?
  • Står instrument x, y og z rigtigt?

Checklisten gjorde en enorm forskel. Med den i cockpittet, lykkedes det piloter at flyve Model 299 over 2 millioner kilometer uden uheld.

*               *               *

Checklister kan gøre en forskel for andre end piloter. I The Checklist Manifesto, beskriver kirurgen Atul Gawande hvordan han sammen med WHO nedbragte infektioner og dødelighed på otte hospitaler rundt om i verden ved at indføre checklister.

Checklister hjælper kiruger og sygeplejersker ved at reducere mængden af ”dumme fejl”. Det kan fx være at en kirurg glemmer at skifte handsker eller vaske hænder. Eller at sygeplejersken inden en operation glemmer at tjekke om operationsstuen har patientens blodtype liggende til hvis en blodtransfusion bliver nødvendig.

Mange jobs bliver mere komplicerede år efter år. I takt med at der kommer nye idéer og opfindelser til, bliver der flere ting at holde styr på.

Alle bruger checklister, her er mine

En indkøbsseddel er en checkliste. En oversigt over hvad du skal have styr på inden en jobsamtale er en checkliste. Jo flere aftaler, planer og tanker du kan få ud af hovedet og ned på et stykke papir, jo større sandsynlighed har du for at huske det. Jeg har tidligere skrevet om forskning, der viser at vi har én samlet resurse af mental energi. Checklister er guld værd fordi de kan huske ting for os så vi selv slipper for bruge energi på at huske dem.

Hvis du har det som de fleste andre mennesker bliver du tit forstyrret af tanker som: ”jeg skal huske at købe batterier”, ”jeg skal huske at betale el-regningen” og “hvornår mon jeg får svar på mit fanbrev til Pink Floyd?”

  • Liste over de mål/opgaver jeg har valgt for den kommende uge. (Denne liste ændrer jeg hver uge. De nedenstående lister ændrer jeg ikke).
  • Pakkeliste med ting jeg skal huske når jeg tager til undervisningsweekend på New Bucks University.
  • Ugentlig liste med alle de vigtigste ting jeg skal tjekke hver uge (fx: har jeg nået mine ugentlige mål? Har jeg trænet så mange gange som jeg sagde jeg ville? Har jeg nået at lave de opgaver jeg havde sat mig for? Har jeg husket at tjekke min Netbank og min eBoks?).
  • Ugentlig praktisk liste: (fx gør rent og købe ind til den kommende uge).
  • Månedlig liste med alle de ting jeg skal have styr på hver måned (fx: at gennemgå de noter jeg skrevet til mig selv på min telefon + at tage backup af valgte mapper og dokumenter på min computer)

(Dette er et eksempel på at bruge checklister privat. De kan også bruges på arbejdspladser).

Checklisterne tjener tre formål:

  1. De forbedrer min hukommelse. Risikoen for at glemme at betale en regning eller tjekke min eBoks falder, når det står på en checkliste som jeg kigger igennem en gang om ugen.
  2. De frigør mentale resurser. Research viser at mennesker har én samlet resurse af mental energi. Jo flere ting vi skal huske, jo mere brainpower koster det. Ved at bruge checklister til at minde os om vigtige ting, kan vi spare mental energi. På den måde har vi mere energi til at være produktive og udleve vores drømme.
  3. De reducerer stress. Hvis du har det som de fleste andre, kan du relaterede til følgende scenarie. Du ligger og forsøger at falde i søvn og så popper der en tanke op: åh nej, jeg har glemt at betale min tandlægeregning eller jeg skal huske at tjekke min e-boks i morgen. Hvis de ting står på en liste som din underbevidsthed stoler på at du vil se når det er nødvendigt, vil du tænke mindre på det resten af tiden.

Kilder

The Checklist Manifesto af Atul Gawande (du kan læse en beskrivelse af bogen i min blogpost: De fem bedste bøger jeg har læst i 2014)