Christian Staal's Blog

Psykologi, Videnskab & Kommunikation

Tag: gør det vigtigste først

Nå dine mål #3: En ide til 400.000 dollars

Dette er tredje artikel i serien ”Nå dine mål”. Artiklerne kan læses uafhængigt af hinanden, men du får mest ud af at læse dem i rækkefølge. Du kan finde en oversigt her.

evernote-snapshot-20161230-163358

Mennesker har en begrænset mængde mental energi, som bruges til at træffe beslutninger, løse opgaver og udvise selvkontrol.

Forestil dig at du sidder i sofaen og ser en god Tv-serie. Du har en svær opgave, som du burde gå i gang med. Det kunne være et universitetsprojekt eller noget du skal forberede til din arbejdsplads.

Opgaven er svær at komme i gang med, og det eneste du har lyst til, er at blive siddende i sofaen. Det er svært at komme i gang fordi du har to kræfter imod dig. Indre modstand og negativt momentum.

Efter et par afsnit, tænker du, “Nu er det nok!”. Du rejser dig og går i gang. Det har kostet dig mere end din tid at udskyde det så længe. Hvis du længe har forsøgt at tage dig sammen, har du langsomt tæret på din viljestyrke. Du har altså spildt en del af din mentale energi, og har derfor færre resurser til rådighed når du går i gang med at løse din opgave.

Hvad kan du gøre for at komme i gang med din vigtigste opgave, uden at bruge mental energi på at tage dig sammen? For at besvare dette spørgsmål skal vi 99 år tilbage i tiden.

En idé til 400.000 dollars

I 1918 ønskede Charles Schwab at forbedre produktiviteten på Bethlehem Steel. Derfor mødtes han med konsulenten Ivy Lee. Lee ville have 15 minutter med hver af virksomhedens topledere. Schwab spurgte om prisen. Lee svarede: “Om tre måneder, kan du sende mig en check på det beløb som du mener, at min hjælp var værd.”

Lee lærte toplederne en hemmelighed om produktivitet. Den gik ud på at afslutte hver arbejdsdag med at prioritere de seks vigtigste opgaver for den kommende dag. Dagen efter starter man med den vigtigste opgaver, og arbejder sig igennem listen. Man arbejder altid på den vigtigste opgave.

Flere forfattere har foreslået lignende metoder. I bogen Syv Gode Vaner, er den tredje vane eksempelvis at gøre det vigtigste først. Idéen er simpel, men svær at følge. Din vigtigste opgave er oftest svær at komme i gang med, fordi din indre modstand er stærkest her. Bethlehem Steel brugte metoden i tre måneder, som aftalt, hvilket resulterede i stor fremgang. Schwab skrev en check til Lee på $25.000 (svarende til cirka $400.000 i dag).

Beslut dig på forhånd

Lee’s metode kan hjælpe dig med at fokusere på hvad der er vigtigt, og med at spare på din mentale energi. Når du starter dagen med at finde en liste frem med dagens vigtigste opgaver, behøver du ikke tage stilling til hvilken opgave du skal gå i gang med. Beslutningen er truffet. Eftersom beslutningstagen er noget af det mest drænende for din mentale energi betyder dette, at du har mere energi til rådighed til at løse dagens opgaver. Du bruger mindre energi på at vælge hvad du skal arbejde på, og mere energi på at klare opgaverne.

Vær så specifik som muligt. Hvornår vil du stå op, og hvornår vil du gå i gang med opgaven? Jo mere specifik du er, jo større er sandsynligheden for at du vil følge din plan. Det er blandt andet blevet demonstreret i en artikel udgivet i Journal of Personality and Social Psychology. Studerende skulle aflevere et projekt efter en ferie. De studerende blev inddelt i en forsøgsgruppe og en kontrolgruppe. Forsøgsgruppen blev bedt om at lægge planer for hvornår de ville sætte tid af til at lave opgaven, og hvor de ville være mens de lavede den. Kontrolgruppen fik ingen instrukser. I forsøgsgruppen afleverede 75% projektet til tiden. I kontrolgruppen afleverede 33% projektet til tiden. Lignende undersøgelser bekræfter resultatet.

Skab positivt momentum

Når du går i gang med din vigtigste opgave skaber du momentum. Det gør det nemmere at klare resten af dagens opgaver. Ligesom det er nemt at fortsætte med at skubbe en bil når den er kommet i gang, er det nemt at fortsætte med at løse dagens opgaver, når du først er i gang.

Når du slutter dagen med at vælge hvilke opgaver du skal løse i morgen, er du proaktiv. Du vælger hvad du bruger din tid på, ud fra dine mål og værdier, i modsætning til at reagere på omgivelser og humør. På den måde tager du ansvar for dit liv, og skaber positivt momentum.

Hvis du ikke selv vælger hvad du vil, bliver det overladt til tilfældigheder. Hvis det sker vil du sandsynligvis bruge tid på at tjekke Facebook, læse nyheder eller besvare e-mails, i stedet for at gøre hvad der skal til for at nå dine mål.

Eksempel: Sådan har jeg brugt strategien

Hver morgen når jeg vågner, finder jeg dagens to-do liste frem. Jeg går i gang med den vigtigste opgave. Jeg nægter at logge på Facebook eller tjekke e-mail før jeg har arbejdet uforstyrret mindst et par timer. Jeg ved at hvis jeg går på Facebook bliver jeg distraheret.

Det lykkes ikke altid. Nogle gange falder jeg for fristelsen og starter dagen med Facebook eller YouTube-videoer. De dage hvor jeg gør det, når jeg aldrig så meget som når jeg starter dagen proaktivt. Jeg er heller ikke så glad, fordi jeg føler at jeg spilder min tid. Derfor forsøger jeg at starte hver morgen med at løse dagens vigtigste opgave.

Øvelse: Hvordan kan du bruge strategien?

Bethlehem Steel fik så meget ud af strategien, at Schwab valgte at betale Lee $25.000. Du kan bruge strategien på dit arbejde, eller til at nå dine personlige mål. Hvad ville det give dig, hvis du startede hver dag med at løse din vigtigste opgave, i stedet for at fokusere på mindre vigtige ting?

Hvad er dine vigtigste opgaver for i morgen? Hvis det er svært at vælge, kan du bruge disse spørgsmål som inspiration:

  • Hvilken opgave ville påvirke dit liv mest at få løst?
  • Hvilken opgave har du længe udsat på grund af undskyldninger eller frygt?
  • Hvilken opgave negligerer du selvom du ved, at den er vigtig?
  • Hvis du med 100% sikkerhed vidste du havde gjort en bestemt ting om en uge, hvad ville du så ønske den ting var?

Normalt laver jeg morgendagens to-do-liste om aftenen, men uanset hvornår på dagen du læser dette foreslår jeg at gøre det nu. Vælg de opgaver, der er vigtige for dig og prioriter dem. Bestem dig nu for hvad tidspunkt i morgen du sætter af til disse opgaver. Det bedste er at gøre det som det første når du står op. Eller endnu bedre, gå i gang med det samme. Så har du allerede positivt momentum i morgen.

Den næste artikel i serien handler om hvordan du kan skabe konsekvenser, der gør dig mere tilbøjelig til at nå hvad du sætter dig for. Den kommer om to uger.

Vil du modtage det bedste fra bloggen?

Vil du modtage det bedste materiale fra bloggen, samt anbefalinger på andre spændende ting? Du kan tilmelde dig mit nyhedsbrev her. Jeg sender det ud 4-6 gange om året, og det er gratis!

Kilder og videre læsning

Syv gode vaner

“The main thing is to keep the main thing the main thing.” – Stephen Covey

Syv gode vaner

Syv gode vaner er en af mine yndlingsbøger, og jeg vender ofte tilbage til lektioner og idéer derfra. Bogen lærer os om ansvar, principper, fokus og tillid. De syv vaner er simple at forstå, men svære at mestre. Artiklen her giver dig en opsummering af de syv vaner.

Første vane: Vær proaktiv

At være proaktiv handler om at tage styringen i sit liv. Det handler om at tage ansvar og initiativ, i stedet for at reagere på omverden. Det handler om at skelne mellem hvad du har indflydelse på, og hvad der ligger uden for din kontrol. Covey citerer i den forbindelse sindsrobønnen: “Gud giv mig sindsro til at acceptere de ting, jeg ikke kan ændre, mod til at ændre de ting, jeg kan, og visdom til at se forskellen.”

Når du overholder aftaler (både overfor dig selv og andre) træner du din proaktivitet. Hver gang du fralægger dig ansvar eller påtager dig en offerrolle, mindsker du den.

Anden vane: Begynd med slutningen

Covey foreslår at vi ”begynder med slutningen” forstået på den måde, at overvejer hvad vi vil huskes for når vi en dag skal herfra. Når man bygger et hus, starter man med at lave en tegning over huset. Du kan gøre det samme med dit liv. Spørg dig selv:

  • Hvad er min største drøm?
  • Hvilken person vil jeg være?
  • Hvordan vil jeg huskes når jeg en dag skal herfra?

Tredje vane: Gør det vigtigste først

Covey præsenterer følgende time management matrix:

vigtigt haster matrix - prioritering

Mange mennesker bruger for meget tid i kvadrant 1, 3 og 4. Vi bruger tid på e-mails, TV, Facebook, ligegyldige møder og afbrydelser. Derfor bruger vi ikke nok tid på de vigtige ting, som ikke haster (kvadrant 2). Det betyder at vi ”kommer bagud” og bliver nødt til at bruge tid og energi på at løse kriser, der kunne have være undgået. Jo mere af vores tid vi kan bruge i kvadrant 2 jo bedre. Her er nogle eksempler på kvadrant 2-aktiviteter:

  • Motion
  • Læsning
  • Tid med mennesker du elsker
  • Arbejd på nye muligheder
  • Lær nye ting

Mange mennesker klager over, at de ikke har tid til kvadrant 2-aktiviteter. Det er at påtage sig selv en offerrolle (se første vane). Vi har alle sammen 24 timer i døgnet. Arnold Schwarzenegger siger: “If the president has time and movie stars have time, you have time.”

Fjerde vane: Tænk win/win

Syv gode vaner - win win - Stephen Covey

At tænke win/win handler om at løse konflikter på en måde der gavner alle. Hvis jeg snyder dig er det win/lose. Hvis jeg lader dig træde på mig er det lose/win. Hvis vi finder en løsning vi begge er glade for er det win/win. Vi kan nemt blive fristet til at presse eller manipulere andre mennesker til at gøre det vi ønsker. Det er både amoralsk og skadeligt på lang sigt. Tænk på det sådan her: dit forhold til din kollega eller partner er vigtigere på lang sigt end om du får din vilje i dag.

Femte vane: Søg først at forstå, dernæst at blive forstået

At kommunikere med andre - Syv gode vaner.png

Vi har alle brug for at blive forstået. Derfor er det værdifuldt at være en god lytter. Kommunikation opstår mellem en afsender (der taler eller skriver) og en modtager (der lytter eller læser). Der er en tendens i vores samfund til at lægge for stor vægt på afsenderen. Modtageren har en mere passiv rolle, men er ligeså vigtig. Mortimer Adler sammenligner kommunikation med baseball. Afsenderen kaster bolden, modtageren griber den. Hvis bolden ikke bliver grebet er det ligegyldigt hvor godt kastet var.

Hvornår har du lyttet godt nok? Når taleren føler sig forstået. Når du kan forklare hans budskab lige så godt som han selv kan. Når han føler sig forstået, stiger hans interesse i at høre dit synspunkt.

Sjette vane: Skab synergi

Forestil dig at du laver julehjerter sammen med din kæreste. Vi antager at I laver hver jeres hjerter og at I hver laver ét i timen. Hvis I begynder at arbejde sammen, eksempelvis sådan at hun klipper og du fletter, vil I måske være i stand til at lave 3 eller flere i timen. Synergi opstår når to eller flere mennesker skaber et større samlet output end de kunne have skabt hver for sig. Synergi forudsætter, at man tænker win/win og respekterer hinanden.

Syvende vane: Slib saven

Slib-saven

Forestil dig at du går en tur i skoven. Du ser en skovarbejder, som forsøger at fælde et træ. Saven er gammel og sløv.

”Du er nødt til at slibe saven,” siger du. ”Ellers bliver du aldrig færdig.”

”Jeg har ikke tid til at holde pause,” siger han. ”Jeg skal fælde træet nu.

Hvis skovhuggeren tog sig tid til at slibe saven, ville han blive færdig langt hurtigere.

Vores liv består af fire dimensioner. Den syvende vane er at forny hver dimension regelmæssigt. Her er de fire dimensioner, samt et par eksempler på hvordan man kan slibe saven. Læg mærke til at nedenstående er kvadrant 2-aktiviter. De er vigtige, men de haster ikke. Derfor bliver de alt for tit glemt.

Den fysiske dimension kan vi forny ved:

  • At få motion
  • At spise sundt
  • At sove nok

Den sociale dimension kan vi forny ved:

  • At bruge tid sammen med de mennesker vi holder af
  • At møde nye mennesker
  • At lytte

Den mentale dimension kan vi forny ved:

  • At læse (du er ved at forny den lige nu)
  • At løse problemer (fx planlægningsproblemer, udfordringer på arbejdet eller Sudoku)
  • At skrive journal

Den spirituelle dimension kan vi forny ved:

  • At meditere
  • At reflektere over meningen med vores liv
  • At gøre en forskel for andre

Vil du høre om de bedste bøger jeg læser?

4-6 gange om året sender jeg et nyhedsbrev med mine bedste artikler og udvalgte boganbefalinger. Tilmeld dig her.

Lignende artikler:

Sådan bruger jeg Syv gode vaner (podcast episode)

Mindwise: En bog om at forstå andre mennesker

3 grunde til at læse bøger

Målsætning: En guide til at sætte de rigtige mål

Læseliste (beskrivelser af mine yndlingsbøger)

Køb bogen her:

The Seven Habits of Highly Effective People (Saxo)

Syv gode vaner (Saxo)

The Seven Habits of Highly Effective People (Amazon)