Christian Staal's Blog

Er du god til at multitaske? Vi lever i en verden, der forventer at man altid er online. Fordybelse er blevet sat til side til fordel for multitasking, men videnskabelige undersøgelser viser, at multitasking er en myte. Hjernen kan ikke løse flere opgaver ad gangen. Det føles produktivt at have mange bolde i luften, men når der er tale om komplicerede opgaver, bliver du hurtigere færdig, hvis du løser én opgave ad gangen.

Foto: Ryan Ritchie

Multitasking findes ikke

Når forskere undersøger hvordan multitasking påvirker produktivitet, bruger de ikke begrebet “multitasking”. De kalder det i stedet “task switching”, fordi det er hvad der i virkeligt sker. Du kan godt have gang i flere aktiviteter på én gang, men din hjerne kan kun fokusere på én ting ad gangen. Din hjerne kan skifte fokus så hurtigt, at det føles som om at den gør flere ting samtidigt. Det føles effektivt. Men hvis du “multitasker” tvinger du din hjerne til at skifte mellem to opgaver konstant, for at holde styr på dem begge.

Hver gang din hjerne skifter fokus, betaler du en “switch cost”. Det er en den mængde tid og energi som det koster hjernen at omstille sig til en ny opgave. Den menneskelige hjerne er god til at omstille sig, og derfor er prisen lav. Prisen på afbrydelser afhænger dog af opgavens kompleksitet. Jo mere kompliceret opgaven er, jo større switch costs betaler du for at skifte fokus.

Hvis du konstant tvinger din hjerne til gøre flere ting på en gang, hober omkostningerne sig op. Det er ligesom at køre en bil, hvor håndbremsen ikke er blevet løsnet helt. Der sker ikke noget hvis du kører et øjeblik før du opdager det. Men jeg vil ikke anbefale at køre til Paris på den måde.

Verden er distraheret

Mange videnarbejdere er distraherede. Konsulentfirmaet McKinsey lavede i 2012 en undersøgelse, der viser, at 30% af den gennemsnitlige videnarbejders tid går til at håndtere e-mails. Her vil du måske tænke, at 30% er meget, men dette er kun en del af problemet. Et yderligere problem er, at den mentale byrde som afbrydelser medfører, reducerer arbejdernes produktivitet i de resterende 70%.

I 2001 fulgte Thomas Jackson, Ray Dawson og Darren Wilson 15 medarbejdere i en britisk virksomhed i 28 dage. Undersøgelsen viser, at medarbejderne blev afbrudt af e-mail cirka hvert femte minut, og at de fleste reagerede på modtagne mails allerede inden for 6 sekunder. Den samme undersøgelse viser, at “recovery time” (den tid det tager hjernen at omstille sig, efter at have sendt en e-mail) i den pågældende virksomhed er på 64 sekunder.

Andre undersøgelser bekræfter, at afbrydelser formindsker produktivitet. En undersøgelse viser, at konstante afbrydelser svarer til en IQ reduction på 10 point. En anden undersøgelse viser, at 28% af arbejdstiden i amerikanske virksomheder bliver brugt på at håndtere afbrydelser. Det koster USA’s økonomi 588 milliarder dollars om året.

Fokus er værdifuldt

I bogen Deep Work, skelner Cal Newport mellem to forskellige måder at arbejde på. ‘Deep Work’ er arbejde, hvor man fordyber sig i én opgave, og presser sine kognitive evner til grænsen. Tænk på Van Gogh der maler, en studerende der læser til eksamen, eller en direktør der foretager en strategisk beslutning.

‘Shallow Work’, er arbejde, der kan udføres mens man er distraheret, fordi det ikke stiller samme krav til ens kognitive evner. Telefonopkald, e-mails og praktiske opgaver er Shallow Work.

Deep Work er værdifuldt, fordi det er her innovation og kreativitet opstår. For Danmark er Deep Work vigtigt, fordi vi ikke kan løbe hurtigere end Kina. Vi må fokusere på kvalitet frem for kvantitet (for det løb har vi for længst tabt). Kina håndterer Shallow Work mere effektivt end Danmark. Vores største force er Deep Work. Det gør ikke noget, at Kina løber hurtigst, hvis det er Danmark, der viser vejen.

For dig er Deep Work vigtigt, fordi det sikrer dit arbejde. Deep Work er svært at kopiere. Når du udfører Deep Work kan dit arbejde ikke automatiseres eller erstattes af billigere arbejdskraft.

Under den industrielle revolution bestod de fleste jobs af Shallow Work. Men i takt med at mange jobs indebærer videnarbejde, er Deep Work kommet til at fylde mere. Prisen på afbrydelser er højere end nogensinde før, fordi komplicerede opgaver medfører høje switch costs. Deep Work bliver sjældnere samtidigt med at det bliver vigtigere.

Hvor mange faner har du åbne på din computer lige nu?

Når man bruger internettet, er der altid mange spændende links at klikke på. Det resulterer i, at man åbner mange faner ad gangen i sin internetbrowser. Når man hopper rundt fra en fane til en anden, er det svært at fordybe sig. (Det er grunden til, at jeg er stoppet med at have links i teksten her på bloggen.)

Hvor mange faner har du åbne på din computer lige nu? Skriv svaret herunder. Når du svarer, kan du se hvad andre har svaret. Lad mig understrege, at undersøgelsen her ikke er videnskabelig, men blot en uformel test af tendensen blandt bloggens læsere. Du kan godt svare igen, selvom du tidligere har svaret.

30 personer har allerede deltaget. (Jeg lavede et opslag med undersøgelsen her på bloggen, og på Facebook.) 40% havde 3-5 faner åbne, og 23% havde 6-10 faner åbne. Over 20 faner var et mere typisk svar end kun én fane. (Note: disse tal vil måske ændre sig i takt med at flere personer stemmer.)

Mennesker er forskellige

Hvad er forskellen på en programmør og en manager? Ifølge Venture Capitalist og programmør, Paul Graham, arbejder programmører og managers på forskellige måder. En manager’s arbejdsdag består i høj grad af møder, kommunikation og afbrydelser. De opgaver som manageren skal løse på egen hånd ved skrivebordet, finder hun tid til, når der er plads i kalenderen.

Sådan kan en programmør ikke arbejde. Programmering kræver stor koncentration. Derfor foretrækker mange programmører at have lang tid ad gangen til fordybelse. Hvis opgaven er svær at komme igang med, kan der gå flere timer før arbejdet begynder at gå godt. En afbrydelse kan forsinke arbejdet med flere timer, selv hvis den ikke tager lang tid.

Mange forfattere og idéudviklere har det som programmører. Det tager tid at komme i flow, og afbrydelser koster dyrt. Sådan har jeg det selv når jeg udvikler idéer eller forsøge at forstå komplekse problemstillinger. Jeg udretter mere på 3 timer uden afbrydelser, end på 6 timer hvor jeg bliver afbrudt hvert tyvende minut (selv hvis afbrydelserne sammenlagt varer under en time). Prisen på afbrydelser er høj.

Managers og programmører har forskellige behov. Managers har brug for at kommunikere, for kunne holde overblik og koordinere. Programmører har brug for fordybelse uden afbrydelser. For managere kan det være svært at forstå, at en kort afbrydelse er et problem. For programmører er det svært at acceptere, at afbrydelser nogle gange er en nødvendighed. Den enes behov er ikke mere rigtigt end den andens. For at alle den yde deres bedste, er det nødvendigt at tage højde for begge typer af behov.

Hvordan fokuserer du i en distraheret verden?

Første skridt er bevidsthed. Vær bevidst om, at multitasking ikke nødvendigvis er produktivt – selv hvis det føles sådan. Det er især tilfældet med komplicerede opgaver. Tænk over hvilken type du er. Er du som en manager eller som en programmør? Hvis du er leder, så overvej hvilken type dine medarbejdere er.

Vi lever i en tid hvor fordybelse er populært at snakke om, men svært at praktisere. I de kommende uger vender jeg tilbage med specifikke tips til hvordan du fokuserer i en verden hvor fokus ikke er moderne.

Vil du modtage det bedste fra bloggen?

Vil du modtage det bedste materiale fra bloggen, samt anbefalinger på andre spændende ting? Du kan tilmelde dig mit nyhedsbrev her. Jeg sender det ud 4-6 gange om året, og det er gratis!

Kilder og videre læsning

Sådan genvinder du fokus (om hvordan du undgår at tjekke e-mail og Facebook konstant)

Happiness by Design af Paul Dolan, side 156 og 157.

Paul Grahams formidable essay “Maker’s Schedule, Manager’s Schedule” kan læses her: http://paulgraham.com/makersschedule.html

Generelt om multitasking: http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx (APA = American Psychology Association)

Undersøgelse af e-mailvaner i britisk virksomhed: Jackson, T., Dawson, R., & Wilson, D. (2001). The cost of email interruption.Journal of Systems and Information Technology, 5(1), 81-92.

Konstante afbrydelser svarer til en IQ reduction på 10 point: O’Connell, N. (2008). Interruption overload. Strategic Direction, 24(10), side 3.

Afbrydelser fylder 28%, og det koster USA’s økonomi $588 mia om året: O’Connell, N. (2008). Interruption overload. Strategic Direction, 24(10), side 3.

McKinsey’s undersøgelse fra 2012: Deep Work af Cal Newport (side 5)

Bogen “Deep Work” af Cal Newport giver en række interessante idéer om at nogle arbejdesopgaver kræver dybt fokus (Deep Work), mens andre opgaver kan klares med mindre fokus (Shallow Work). Bogen handler ikke om multitasking, men den giver en spændende vinkel, hvis du er interesseret i hvordan afbrydelser påvirker din produktivitet, og hvad du kan gøre ved det.

Afhængig af Facebook (kronik jeg har skrevet om, at danskerne er afhængige af Facebook)

Link til foto.